Si bé ja tenim una societat constituïda legalment, per a poder començar a operar i tenir una societat activa, en la qual puguem desenvolupar les obligacions associades, haurem d’efectuar els tràmits següents:
Enviar còpia de l’escriptura de constitució amb el segell d’entrada del Registre Mercantil a l’entitat bancària
No hem d’oblidar enviar una còpia de l’escriptura de constitució i del CIF a l’entitat bancària, així com dels apoderats de l’empresa si n’hi hagués diferents de l’administrador.
D’aquesta manera, el compte quedarà completament operatiu.
Alta dels socis i administradors en els règims de la Seguretat Social
L’alta en el règim de la Seguretat Social que correspongui en cada cas estarà condicionada al tipus de societat i/o a la participació en el capital social. En qualsevol cas, els socis de l’empresa que hi treballin i tinguin una participació superior al 25% (caldria comprovar que el percentatge no ha canviat) hauran de considerar-se vinculats i s’enquadraran en el règim especial de treballadors autònoms.
A l’hora de donar d’alta un administrador, recomanem que sigui una persona ja prèviament donada d’alta com a autònom, de manera que no tingueu duplicitat de costos.
Alta en l’impost d’activitats econòmiques
L’IAE grava les persones físiques (autònoms), les persones jurídiques (societats) i les entitats sense personalitat jurídica (societats civils i comunitats de béns) que realitzin, en territori nacional, activitats empresarials, professionals i artístiques, tret de les agrícoles, les ramaderes dependents, les forestals i les pesqueres.
Estan EXEMPTS del pagament de l’IAE (encara que duguin a terme activitats econòmiques):
- Les persones físiques.
- Les societats, les entitats sense personalitat jurídica i els contribuents per l’impost sobre la renda de no residents amb un import net de xifra de negoci inferior a 1.000.000 d’euros del penúltim any anterior al de la meritació de l’impost, amb caràcter general.
- Els subjectes passius que iniciïn l’exercici de la seva activitat en territori espanyol, durant els dos primers períodes impositius.
Totes les persones i entitats incloses en el cens d’empresaris, professionals i retenidors han de declarar totes les activitats econòmiques que desenvolupin, i també, si és el cas, la relació dels establiments o locals on les duguin a terme, mitjançant la declaració censal, models 036 o 037. Aquesta obligació és independent que, a més i si és el cas, l’entitat pugui estar obligada al pagament de l’impost sobre activitats econòmiques i hagi de presentar les corresponents declaracions de l’IAE.
En cas de resultar exempt el pagament de l’IAE , hauràs de notificar el canvi.
Legalització del llibre d’actes, del llibre registre de socis, del llibre registre d’accions nominatives i del llibre registre de contractes entre el soci únic i la societat
La legislació actual obliga les societats mercantils a portar uns llibres registre (d’actes, de socis o d’accions) i a presentar-los anualment al Registre Mercantil provincial.
Més concretament, l’article 26 del Codi de Comerç estableix l’obligació per a les societats mercantils de portar un llibre d’actes amb, almenys, el contingut següent:
- Tots els acords presos per les Juntes generals i especials i pels altres òrgans col·legiats de la societat, amb expressió de les dades relatives a la convocatòria i a la constitució de l’òrgan, un resum dels assumptes debatuts, les intervencions de les quals s’hagi sol·licitat constància, els acords adoptats i els resultats de les votacions.
De forma addicional, per a les societats de responsabilitat limitada, la Llei de societats de capital disposa, en l’article 104, l’obligació de portar un llibre registre de socis amb el contingut següent:
- La titularitat originària i les successives transmissions, voluntàries o forçoses, de les participacions socials, indicant la identitat i el domicili del titular de la participació.
- Si és el cas, la constitució de drets reals i altres gravàmens sobre les participacions, identificant també el titular d’aquests drets reals o gravàmens.
També el règim jurídic de les societats unipersonals (societats anònimes i de responsabilitat amb un únic soci) del capítol III del títol I de la Llei de Societats de Capital disposa l’obligació de portar un llibre registre de contractes formalitzats entre el soci únic i la mateixa societat. En aquest es transcriuran aquests contractes, que hauran de constar per escrit o en la forma documental que exigeixi la llei d’acord amb la seva naturalesa.
El procés de legalització de llibres està establert en el Codi de Comerç. Es tracta d’un tràmit de presentació dels llibres referits al Registre Mercantil corresponent a la província on l’entitat tingui la seu, perquè aquest anoti la presentació en els mateixos registres i diligenciï i segelli els llibres presentats. És un tràmit dissenyat per a donar autenticitat al contingut d’aquests llibres.
Al Registre Mercantil s’efectuen dos processos de legalització:
- Presentació de llibres en blanc (legalització a priori): abans de la seva utilització es portarà de forma física en paper el llibre en blanc al Registre Mercantil.
- Presentació de fulls enquadernats (legalització a posteriori): presentació del llibre al Registre una vegada emplenat.
Obtenció d’un certificat electrònic
El certificat electrònic possibilita signar documents electrònics i identificar inequívocament el propietari de la signatura, i és imprescindible perquè el Ministeri d’Hisenda ens pugui comunicar de forma telemàtica qualsevol incidència o comprovació que insti a realitzar. És obligatori per a totes les SL i SA, ja que alguns tràmits només es podran fer de forma electrònica.
Té com a missió validar i certificar que una signatura electrònica es correspon amb una persona física, persona jurídica o col·lectivitat sense personalitat jurídica. Conté la informació necessària per a signar electrònicament i identificar-ne el propietari amb les seves dades: nom, NIF, algorisme i claus de signatura, data d’expiració i organisme que l’expedeix.
Per a obtenir el certificat electrònic cal procedir a la identificació del responsable o usuari del certificat. Això requereix que el sol·licitant es personi a les oficines d’una autoritat de registre. La funció d’aquestes oficines és corroborar la identitat de l’usuari.
Una vegada comprovada la identitat de forma presencial, l’autoritat de registre permet la descàrrega del certificat, que es fa des del navegador.
Nota important: s’ha d’utilitzar el mateix navegador durant tot el procés, des de la sol·licitud fins a la descàrrega final del certificat.
Legalització del llibre diari i del llibre d’inventaris i comptes anuals
Tots els empresaris que portin la seva comptabilitat segons les disposicions del Codi de Comerç hauran d’elaborar els documents comptables següents: un llibre diari i un llibre d’inventaris i comptes anuals.
L’article 27 del Codi de Comerç estableix l’obligació de presentar aquests llibres davant del Registre Mercantil provincial del lloc on l’empresa tingui el domicili.
Aquest és el procés de legalització de llibres: l’obligació de portar els llibres referits al Registre Mercantil perquè aquest anoti la presentació en els mateixos registres i diligenciï i segelli els llibres presentats. És un tràmit dissenyat per a donar autenticitat al contingut d’aquests llibres.
Al Registre Mercantil, es realitzen dos processos de legalització:
- Presentació de llibres en blanc (legalització a priori): abans de la seva utilització es portarà de forma física, en paper, el llibre en blanc al Registre Mercantil. És una pràctica cada vegada menys habitual a causa de l’ús dels formats digitals.
- Presentació de fulls enquadernats (legalització a posteriori): presentació del llibre al Registre una vegada emplenat. És possible la presentació en format digital dels llibres, gravats en disquet o CD.
