Seguint el post anterior, continuem analitzant com podem optimitzar la gestió de la sala del restaurant.
És convenient que, en el moment de l’arribada d’una persona a l’equip, se li lliuri un dossier de benvinguda amb tots els detalls generals que ha de conèixer en relació amb les condicions que l’empresa li ofereix en el seu lloc de treball i els detalls que ha de tenir en compte, tant els comentats anteriorment en relació amb el calendari, l’organització i les responsabilitats, com amb les normes d’actitud, imatge i higiene que s’han d’assumir des del primer segon. Sembla una cosa òbvia, però un contracte laboral no deixa de ser un contracte com el seu nom indica i, per tant, comporta una sèrie de condicions, drets i obligacions que han de quedar clares a tothom des del primer moment. Tenim les bases centrades, però cal inaugurar el restaurant; per tant, haurem de posar-nos a la feina.
És indispensable elaborar un calendari de tasques que s’han de dur a terme des del primer dia que l’equip entra en acció fins al primer dia que rebrem clients. Un dels problemes que solen observar-se en aquests moments de treball a porta tancada és la manca de planificació, que es tradueix immediatament en una manca d’eficiència i en una pèrdua de temps. Això ocorre perquè els responsables no són conscients del valor del cost d’un dia de treball de tot un equip en un restaurant. És el primer que han d’assumir, i sentir el negoci com si fos seu per a optimitzar en tot moment el control de despeses, siguin generals o referents als recursos humans.
Redactar, doncs, un calendari d’accions, una bona distribució de responsables i una llista de control de la realització d’aquestes serà vital per a ser efectius i arribar a la inauguració en les millors condicions.
Aquesta mateixa filosofia s’ha d’aplicar quan el restaurant ha de tancar per un període llarg i també quan torna a reobrir després d’aquest període; cuidar aquesta eficiència contribuirà, entre altres aspectes, que el negoci sigui molt més rendible.
I sobretot no serà només una qüestió de neteja i ordre, sinó de reunions contínues.
Entrem en una de les claus per a aconseguir que un equip de sala sigui extraordinari: reflexió, diàleg, intercanvi d’idees, millores contínues…: REUNIONS.
És absolutament indispensable convertir les reunions en un hàbit, amb un horari absolutament definit en el dia a dia de l’equip i que hauran d’estar enfocades a evolucionar contínuament com a equip de sala i a connectar amb l’equip de cuina per a aconseguir que, al final, hi hagi un sol equip i no diversos, com ocorre en molts llocs que no cuiden d’aquests detalls absolutament vitals.
Per això, recomanem que es facin dues reunions com a mínim: una primera amb l’equip de sala per a revisar els detalls esdevinguts en el servei anterior, per a buscar solucions als problemes trobats i per a repassar també tot el que ha sortit bé, amb la finalitat de reforçar l’equip en les seves accions ben resoltes; i una segona amb els equips de sala i cuina (almenys amb els responsables de cuina), per a tractar qüestions referents a l’oferta, aprofundint en el coneixement que un equip de sala, com a principal transmissor d’una filosofia i un estil de cuina, ha de tenir, i també per a tractar qüestions que afecten conjuntament tots dos departaments i que, per tant, han d’afrontar-se amb una cerca consensuada de solucions per a cadascun.
D’aquestes reunions sortirà, doncs, la informació necessària per a efectuar una guia del minut a minut del nostre servei i també una guia de les elaboracions que servirem, i que seran eines clau per a totes les persones involucrades en el tracte amb el client, ja que ens permetran visualitzar cada moment que es presenti durant el servei. També ens ajudaran a conèixer elaboració per elaboració i a saber com hem de servir-les i presentar-les, i fins i tot, donar les recomanacions pertinents quant a la manera en què s’han de menjar, si fos necessari.
A més, en són molts, cada cop més, els restaurants que tenen una oferta molt dinàmica amb novetats contínues i plats del dia que fan encara més obligatori concentrar-se en aquest repte de conèixer bé per a transmetre bé.
Una vegada el restaurant ha superat la inauguració, arriba el repte de convertir l’organització de tasques diàries en una màquina perfecta, des de les tasques de neteja i ordre fins a l’elaboració d’informes (necessaris quan el propietari o el gestor no viu el dia a dia del restaurant), el control d’estadístiques i dades sobre els nostres clients i l’organització de les compres perquè el nostre dia a dia no es converteixi en una anarquia incontrolada, sinó en una maquinària de precisió que permeti ser molt eficients per a disposar del màxim temps possible per a compartir, estudiar i créixer com a equip contínuament.
Una de les claus principals i més senzilles per a l’èxit d’un servei és que el nostre restaurant estigui al 100% a punt quan obri les portes al públic: estacions de suport, material de reserva, ordre en cadascun dels espais… Qualsevol petit detall pot tenir una importància vital si falla i convertir un servei que, d’una altra manera, hauria estat un moment per a gaudir i fer gaudir, en un moment de patiment que acaba traspassant sense remei al nivell d’atenció que oferim als nostres clients.
Un cop més és indispensable, doncs, una bona planificació realitzant fulls de tasques setmanals i diàries per a cada persona de l’equip.
I és indispensable per a la salut col•lectiva de l’equip que totes les persones assumeixin responsabilitats, cosa que permet repartir la pressió, al mateix temps que fa créixer professionalment les persones que tenen menys experiència i que busquen la seva evolució personal.
Cal dotar-se de plantilles o fulls organitzatius que ajudin a aconseguir un treball més ordenat i millor, des de plànols de distribució de materials al nostre magatzem o d’ampolles al nostre celler, altres plànols amb diferents distribucions de les taules a la sala per a aplicar segons el nombre de comensals i tipus de taules que esperem, fins a la plantilla on queda reflectida la posició en què participarà cada membre de l’equip en un servei determinat. N’hi ha molts, alguns de molt senzills, però tots sumen a l’hora d’aconseguir aquesta bona organització que és clau per a l’èxit.
Encara que dependrà del tipus de restaurant que gestionem i del nivell d’exigència que hàgim marcat, en general, l’equip de sala s’ha d’ocupar de conèixer tots els detalls possibles sobre els clients que ens visitaran en cada servei, i de crear els informes necessaris perquè l’equip de cuina sigui partícip de tots els detalls que s’han de tenir en compte. En les reunions conjuntes diàries que hem esmentat s’hauran d’establir totes les estratègies necessàries per a preparar un servei en condicions, cuidant tots els detalls que permetin desenvolupar una atenció personalitzada per a cada situació extraordinària que se’ns presenti.
Es tracta de ser el transmissor entre el client i l’equip de cuina per convertir-se en el guardià de l’experiència, controlant el tempo, el to i els detalls, tots i cadascun per molt insignificants que semblin, per tal d’aconseguir un moment agradable o, encara més, un moment màgic i diferencial.
