Continuando con el post anterior, vamos a seguir analizando cómo podemos optimizar la gestión de la sala del restaurante.

Es conveniente que, en el momento de la llegada de una persona al equipo, se le entregue un dosier de bienvenida con todos los detalles generales que debe conocer referentes a las condiciones que la empresa le ofrece en su puesto de trabajo y los detalles que debe tener en cuenta, tanto los comentados anteriormente a nivel de calendario, organización y responsabilidades, como de las normas de actitud, imagen e higiene que se deben asumir desde el primer segundo. Parece algo obvio, pero un contrato laboral no deja de ser un contrato como su nombre indica y, por tanto, implica una serie de condiciones, derechos y obligaciones que deben quedar claras para todos desde el primer momento. Tenemos las bases centradas, pero hay que inaugurar el restaurante, por lo que tendremos que ponernos manos a la obra.

Es indispensable elaborar un calendario de tareas a realizar desde el primer día en el que el equipo entra en acción hasta el primer día en el que vayamos a recibir clientes. Uno de los problemas que suelen observarse en estos momentos de trabajo a puerta cerrada es la falta de planificación, que se traduce inmediatamente en una falta de eficiencia y en una pérdida de tiempo. Esto ocurre porque los responsables no son conscientes del valor del coste de un día de trabajo de todo un equipo en un restaurante. Es lo primero que deben asumir, sintiendo el negocio como si fuera el suyo propio para optimizar en todo momento el control de gastos, sean generales o referentes a los recursos humanos.

Realizar, pues, un calendario de acciones, una buena distribución de responsables y una lista de control de la realización de estas será vital para ser efectivos y llegar a la inauguración en las mejores condiciones.
Esta misma filosofía debe aplicarse cuando el restaurante va a cerrar por un período largo y también cuando vuelve a reabrir después de este; cuidar de esta eficiencia contribuirá, entre otros aspectos, a que el negocio sea mucho más rentable.

Y sobre todo no será solo una cuestión de limpieza y orden, sino de reuniones continuas.

Entramos en una de las claves para conseguir que un equipo de sala sea extraordinario: reflexión, diálogo, intercambio de ideas, mejoras continuas…: REUNIONES.

Es absolutamente indispensable convertir las reuniones en un hábito, con un horario absolutamente definido en el día a día del equipo y que deberán estar enfocadas a evolucionar continuamente como equipo de sala y a conectar con el equipo de cocina para conseguir que, al final, haya un solo equipo y no varios, como ocurre en muchos lugares que no cuidan de estos detalles absolutamente vitales.

Por ello, recomendamos que se realicen dos reuniones como mínimo: una primera con el equipo de sala para revisar los detalles acaecidos en el servicio anterior, buscando soluciones a los problemas encontrados y repasando también todo lo que ha salido bien, con el fin de reforzar al equipo en sus acciones exitosas; y una segunda con los equipos de sala y cocina (por lo menos con los responsables de cocina), para tratar temas referentes a la oferta, profundizando en el conocimiento que un equipo de sala, como principal transmisor de una filosofía y un estilo de cocina, debe tener, y también para tratar temas que afectan conjuntamente a ambos departamentos y que, por tanto, deben afrontarse con una búsqueda consensuada de soluciones para cada uno de ellos.

De estas reuniones saldrá, pues, la información necesaria para realizar una guía del minuto a minuto de nuestro servicio y también una guía de las elaboraciones que serviremos, y que serán herramientas clave para todas las personas involucradas en el trato con el cliente, ya que nos permitirán visualizar cada momento que se va a presentar durante el servicio. También nos ayudarán a conocer elaboración por elaboración y a saber cómo debemos servirlas y presentarlas, incluso dando las recomendaciones pertinentes en cuanto al modo en el que deben comerse, si fuera necesario.
Además, son muchos, cada vez más, los restaurantes que constan de una oferta muy dinámica con novedades continuas y platos del día que hacen aún más obligatorio concentrarse en este reto de conocer bien para transmitir bien.

Una vez el restaurante ha superado la inauguración, llega el reto de convertir la organización de tareas diarias en una máquina perfecta, desde las tareas de limpieza y orden hasta la elaboración de informes (necesarios cuando el propietario o el gestor no vive el día a día del restaurante), el control de estadísticas y datos sobre nuestros clientes y la organización de las compras para que nuestro día a día no se convierta en una anarquía incontrolada, sino en una maquinaria de precisión que permita ser muy eficientes para disponer del máximo tiempo posible para compartir, estudiar y crecer como equipo continuamente.

Una de las principales y más sencillas claves para el éxito de un servicio es que nuestro restaurante esté al 100% a punto cuando abra sus puertas al público. Estaciones de apoyo, material de reserva, orden en cada uno de los espacios… Cualquier pequeño detalle puede ser de vital importancia si falla y convertir un servicio que, de otro modo, hubiera sido un momento para disfrutar y hacer disfrutar, en un momento de sufrimiento que acaba traspasando irremediablemente al nivel de atención que ofrecemos a nuestros clientes.

De nuevo es indispensable, pues, una buena planificación realizando hojas de tareas semanales y diarias para cada una de las personas del equipo.
Y es indispensable para la salud colectiva del equipo que todas las personas asuman responsabilidades, lo cual permite repartir la presión, al mismo tiempo que hace crecer profesionalmente a las personas que tienen menos experiencia y que buscan su propia evolución personal.

Hay que dotarse de plantillas u hojas organizativas que ayuden a conseguir un trabajo más y mejor ordenado, desde planos de distribución de materiales en nuestro almacén o de botellas en nuestra bodega, otros planos con distintas distribuciones de las mesas en la sala para aplicar según el número de comensales y tipos de mesa que esperamos, hasta la plantilla donde queda reflejada la posición en la que participará cada miembro del equipo en un servicio determinado. Hay muchas, algunas muy sencillas, pero todas suman en conseguir esta buena organización que es clave para el éxito.

Aunque dependerá del tipo de restaurante que gestionemos y del nivel de exigencia que hayamos marcado, por lo general, el equipo de sala debe ocuparse de conocer todos los detalles posibles acerca de los clientes que nos van a visitar en cada servicio, creando los informes necesarios para que el equipo de cocina sea partícipe de todos los detalles a tener en cuenta. En las reuniones conjuntas diarias que hemos mencionado deberán establecerse todas las estrategias necesarias para preparar un servicio en condiciones, cuidando todos los detalles que permitan desarrollar una atención personalizada para cada situación extraordinaria que se nos presente.

Se trata de ser el transmisor entre cliente y el equipo de cocina, convirtiéndose en el guardián de la experiencia, controlando el tempo, el tono y los detalles, todos y cada uno de ellos por insignificantes que parezcan, para conseguir un momento agradable o, aún más, un momento mágico y diferencial.