La persona responsable del departament té com a obligació definir setmanalment: 

• Els horaris
• Els responsables de les tasques

Procés de recepció de la matèria primera

• Quan el proveïdor arribi, cal anotar l’hora d’arribada i el nom de qui rep la comanda en el full de control de recepció de proveïdors.
• S’ha de verificar que la qualitat i les característiques dels productes que es reben siguin les indicades en la comanda o en les fitxes tècniques de producte. Cal posar una atenció especial als embalatges, en la manera com ens envien els productes, les dates de caducitat i la seva temperatura, especialment amb els productes més delicats com els peixos, el marisc, les carns…
• S’ha de comprovar que el pes indicat en l’albarà del proveïdor coincideixi amb el pes dels productes que porten i el pes que s’ha demanat; qualsevol excés de pes considerable no ha de ser rebut i serà retornat al proveïdor. En cas que no pugui ser retornat al moment, cal contactar immediatament amb el proveïdor per a coordinar una altra data de devolució.
• No s’ha de rebre cap producte que no estigui indicat en cap format de comanda o del qual no es tingui coneixement que s’ha demanat.
• Qualsevol incidència amb algun producte ha de ser anotada en el full de control de recepció de proveïdors per a poder monitorejar la qualitat del servei.
• En cas que un proveïdor falli a l’hora de portar algun producte, cal demanar-lo, si pot ser, a un altre proveïdor perquè arribi el mateix dia.

Conservació dels aliments i manteniment de l’estoc

• Quinzenalment, cal fer un recompte físic de tots els ítems de l’inventari.
• Els inventaris físics s’han de comparar amb els que hi ha en el sistema.
• Cal elaborar un informe amb les quantitats que no coincideixen dels inventaris, incloent-hi les baixes anotades del format de baixes.

Magatzem d’aliments

• Convé situar tots els productes segons la data de recepció i la data de caducitat, de manera que sempre s’utilitzi primer el que més temps estigui emmagatzemat o el que estigui més pròxim a la data de caducitat.
• Cap producte no pot estar en contacte directe amb el terra o bloquejant alguna àrea del magatzem.
• Cal mantenir l’ordre i la neteja regular de la zona.

Cellers de vi

• Cal portar el control de les temperatures de les neveres i verificar periòdicament l’estat dels productes que contenen.
• Hem d’organitzar tots els ítems per vins en les prestatgeries indicades per a fer-ho.
• Tots els vins han d’estar emmagatzemats de manera adequada, sense amuntegar-los i amb l’etiqueta visible.
• Hem de situar tots els productes segons la data de recepció i la data de caducitat, de manera que sempre s’utilitzi primer el que més temps estigui emmagatzemat o el que estigui més prop de la data de caducitat.
• Cal mantenir la neteja regular de la zona.

Neveres

• Cal portar el control de les temperatures de les neveres i verificar periòdicament l’estat dels productes que contenen.
• Hem d’informar el dept. de Manteniment de qualsevol anomalia.

Congeladors

• Cal portar el control de les temperatures dels congeladors i verificar periòdicament l’estat dels productes que contenen.
• Hem d’informar el dept. de Manteniment de qualsevol anomalia.