Com podem controlar el pla econòmic del restaurant?

El compte d’explotació és una eina que ens permet conèixer i controlar la comptabilitat dels costos del restaurant tenint en compte les despeses fixes i variables enfront dels ingressos que obtindrem. Per això, a l’hora de plantejar-nos com farem el seguiment pressupostari, o el que és el mateix, la comprovació que el que havíem fixat en el pressupost s’està complint o no, hem de plantejar-nos en primer lloc les preguntes següents:

Com podem controlar el pla econòmic del restaurant?
Com fem el seguiment del pressupost d’explotació?
Com fem el seguiment de la recuperació de la inversió?
Com valorem la rendibilitat del negoci?

El seguiment pressupostari i l’anàlisi

Com hem anunciat, es tracta de comprovar si s’estan complint totes les hipòtesis establertes en el pla econòmic del negoci:

Les hipòtesis d’ingressos
Els objectius de cost de les vendes o cost de matèries primeres
L’arrendament
El pressupost de despeses generals
El pressupost d’interessos o finançament

Per a fer-ho, el més important és que la informació i l’estructura del pressupost i el registre administratiu i comptable de l’empresa tinguin el mateix format i siguin comparables. Si no, serà impossible obtenir dades comparables per a efectuar l’anàlisi corresponent.

És vital que l’estructura del pressupost i el pla de comptes de la comptabilitat coincideixin en els termes en què volem fer la valoració i l’anàlisi del seguiment de l’explotació del restaurant.

D’aquesta manera, serà essencial, per exemple, que expliquem a la persona que tinguem encarregada de la comptabilitat que separi els ingressos de menjar i de beguda, o que separi al seu torn les compres de matèries primeres de celler de les de menjar, o que separi els sous i salaris de cuina i sala si és el cas.

Sense aquesta separació o adaptació del pla de comptes comptables de la nostra empresa, serà molt difícil entendre si estem complint objectius de tiquets mitjans o objectius de cost de matèries primeres. Només obtindríem una visió esbiaixada.

D’altra banda, és igualment d’important crear una disciplina de tancament mensual.

És molt important que, un cop tinguem creada aquesta estructura comptable, puguem traspassar els imports d’ingressos i les despeses mensuals a l’estructura de seguiment pressupostari per a poder comparar l’una amb l’altra i, el que és encara més important, hem de ser capaços de projectar a final d’any els resultats que obtindrem en conjunt, tenint en compte el resultat real obtingut fins a un mes concret més el pressupost mes a mes fins a final d’any.

Així no caurem, per exemple en un restaurant urbà, en l’error de pensar, en el moment de fer el tancament el mes de juny, que si estem obtenint un benefici de 20.000 euros el més lògic seria duplicar aquesta xifra fins al desembre. El fet és que, normalment, als restaurants urbans el personal se’n va de vacances a l’agost i no obren, i això fa que el compte d’explotació sofreixi de manera que la relació anterior no es pugui complir en cap cas.

Per tot això, proposem els passos següents per a efectuar el seguiment pressupostari:

Estudiar si el pressupost d’explotació recull tots els capítols i conceptes que volem valorar i analitzar.
Assegurar que el pla de comptes del restaurant reculli els mateixos conceptes que voldrem valorar i analitzar en el futur perquè, sigui qui sigui el responsable d’administració o comptabilitat del restaurant, pugui registrar la informació (factures de vendes, factures de compres, de subministraments, salaris, etc.) amb la mateixa estructura que el pressupost.
Desenvolupar un quadre en el qual es recullin els resultats mes a mes per a cada concepte amb la projecció a final d’any que tenim en el pressupost, per a valorar quin serà el resultat.
Fer una valoració de les desviacions de cada partida i una anàlisi de per què s’han produït en cada cas.
Si es tracta d’una desviació ocasional per una causa específica i única, prendre totes les mesures necessàries perquè no es pugui repetir.
Si es tracta d’una desviació que serà reiterativa i que no podem evitar, haurem d’actualitzar el pressupost d’acord amb aquesta informació per a corregir la visualització del resultat final d’explotació i valorar les conseqüències que tindrà sobre el cash generat i, en definitiva, la rendibilitat de la inversió.

Què cal fer quan no es compleixen els pressupostos?

Alguns conceptes per a ajudar a millorar els resultats.

Pel que fa a les vendes:

Formar el personal.
Reunió de personal.
Passió.
Entusiasme.
Qualitat.

Pel que fa a les matèries primeres:

Repassar els preus de venda i percentatges de MP en els escandalls.
Refer els escandalls.
Anàlisi ABC de vendes per a identificar en quins productes m’he de fixar a l’hora de la compra o per a la negociació del preu.
Matriu BCG de carta per a identificar quins són els plats de la carta que em fan guanyar o perdre diners.

Pel que fa al personal: