cómo podemos controlar el plan económico del restaurante

La cuenta de explotación es una herramienta que nos permite conocer y controlar la contabilidad de los costes del restaurante teniendo en cuenta los gastos fijos y variables frente a los ingresos que se obtendremos. Por ello, a la hora de plantearnos cómo vamos a hacer el seguimiento presupuestario, o lo que es lo mismo, la comprobación de que lo que habíamos fijado en el presupuesto se está cumpliendo o no, debemos en primer lugar plantearnos las siguientes preguntas:

 

  • ¿Cómo podemos controlar el plan económico del restaurante?
  • ¿Cómo hacemos el seguimiento del presupuesto de explotación?
  • ¿Cómo hacemos el seguimiento de la recuperación de la inversión?
  • ¿Cómo valoramos la rentabilidad del negocio?

 

El seguimiento presupuestario y el análisis

Como hemos anunciado, se trata de comprobar si se están cumpliendo todas las hipótesis establecidas en el plan económico del negocio:

 

  • Las hipótesis de ingresos
  • Los objetivos de coste de las ventas o coste de materias primas
  • El arrendamiento
  • El presupuesto de gastos generales
  • El presupuesto de intereses o financiación

 

Para ello, lo más importante es que la información y estructura del presupuesto y el registro administrativo y contable de la empresa tengan el mismo formato y sean comparables. Si no, será imposible obtener datos comparables para hacer el correspondiente análisis.

Es vital que la estructura del presupuesto y el plan de cuentas de la contabilidad coincidan en los términos en los que queremos hacer la valoración y análisis del seguimiento de la explotación del restaurante.

De este modo, será esencial, por ejemplo, que expliquemos a la persona que tengamos encargada de la contabilidad que separe los ingresos de comida y de bebida, o que separe a su vez las compras de materias primas de bodega de las de comida, o que separe los sueldos y salarios de cocina y sala si es el caso.

Sin esta separación o adaptación del plan de cuentas contables de nuestra empresa, será muy difícil entender si estamos cumpliendo objetivos de tiques medios u objetivos de coste de materias primas. Solo obtendríamos una visión sesgada.

Por otro lado, es igualmente importante crear una disciplina de cierre mensual.

Es muy importante que, una vez tengamos creada esa estructura contable, podamos traspasar los importes de ingresos y gastos mensuales a la estructura de seguimiento presupuestario para poder comparar una con otra y, lo que es aún más importante, debemos ser capaces de proyectar a fin de año los resultados que vamos a obtener en conjunto, teniendo en cuenta el resultado real obtenido hasta un mes concreto más el presupuesto mes a mes hasta final de año.

Así no caeremos, por ejemplo en un restaurante urbano, en el error de pensar, en el momento de hacer el cierre el mes de junio, que si estamos obteniendo un beneficio de 20.000 euros lo lógico sería doblar esa cifra hasta diciembre. El hecho es que, normalmente, en los restaurantes urbanos el personal se va de vacaciones en agosto y no abren, y eso hace que la cuenta de explotación sufra de forma que la relación anterior no se pueda cumplir en ningún caso.

Por todo ello, proponemos los siguientes pasos para realizar el seguimiento presupuestario:

 

  • Estudiar si el presupuesto de explotación recoge todos los capítulos y conceptos que queremos valorar y analizar.
  • Asegurar que el plan de cuentas del restaurante recoja los mismos conceptos que querremos valorar y analizar en el futuro para que, sea quien sea el responsable de administración o contabilidad del restaurante, pueda registrar la información (facturas de ventas, facturas de compras, de suministros, salarios, etc.) con la misma estructura que el presupuesto.
  • Desarrollar un cuadro en el que se recojan los resultados mes a mes para cada concepto con la proyección a final de año que tenemos en el presupuesto, para valorar cuál será el resultado.
  • Hacer una valoración de las desviaciones de cada partida y un análisis de por qué se han producido en cada caso.
  • Si se trata de una desviación ocasional por una causa específica y única, tomar todas las medidas necesarias para que no se pueda repetir.
  • Si se trata de una desviación que será reiterativa y que no podemos evitar, deberemos actualizar el presupuesto acorde con esa información para corregir la visualización del resultado final de explotación y valorar las consecuencias que tendrá sobre el cash generado y, en definitiva, la rentabilidad de la inversión.

 

 

¿Qué hay que hacer cuando no se cumplen los presupuestos?

Algunos conceptos para ayudar a mejorar los resultados.

En cuanto a las ventas:

  • Formar al personal.
  • Reunión de personal.
  • Pasión.
  • Entusiasmo.
  • Calidad.

 

En cuanto a las materias primas:

  • Repasar los precios de venta y porcentajes de MP en los escandallos.
  • Rehacer los escandallos.
  • Análisis ABC de ventas para identificar en qué productos me tengo que fijar a la hora de la compra o para la negociación del precio.
  • Matriz BCG de carta para identificar cuáles son los platos de la carta que me hacen ganar o perder dinero.

 

En cuanto al personal:

  • Formar al personal.
  • Reunión de personal.
  • Pasión.
  • Entusiasmo.
  • Calidad.
  • Reformular objetivos.
  • Reformular salarios.
  • Analizar uno por uno el horario del personal.
  • Analizar uno por uno el coste de personal.

 

En cuanto a los gastos generales:

  • Revisar uno por uno cada uno de los conceptos que se incluyen en la cuenta de explotación.
  • Ficha de seguimiento de gastos generales.
  • Visión a futuro.
  • Negociación.

 

El análisis de lo que debemos y nos deben

Hacer este ejercicio nos ayuda a medir el riesgo en el que estamos. Una manera fácil es hacer el ejercicio teórico de cómo nos quedaríamos si liquidáramos la empresa mañana:

 

  • El mapa patrimonial.
  • Las obligaciones de pago pendientes.
  • Los derechos de cobro.
  • Lo que tengo en caja.
  • Lo que me costaría despedir al personal.