tramites materia laboral

A partir d’aquest punt farem referència als tràmits necessaris per a poder contractar treballadors i formalitzar el teu equip.

És important que sàpigues que no parlarem de contractes ni d’altres pràctiques, perquè hem considerat que seria massa enrevessat i condicionat a les necessitats de cada restaurant, per la qual cosa hem preferit incloure algunes pautes per a dissenyar una bona política de RRHH i reflectir-ho en les operatives.

Així, comencem repassant els tràmits per a contractar l’equip:

Llibres obligatoris. Obtenció i legalització del llibre de visites

Es tracta d’un llibre de caràcter obligatori per a les empreses que anota les diligències que practiquin els inspectors de treball després del resultat de les visites fetes a l’empresa.

Les empreses estan obligades a tenir en cada centre de treball un llibre de visites a disposició dels funcionaris de la Inspecció de Treball i Seguretat Social i dels funcionaris habilitats per a comprovacions en matèria de riscos laborals. Aquesta obligació arriba, així mateix, als treballadors per compte propi i als titulars de centres o establiments, tot i que no ocupin treballadors per compte d’altri, i independentment del règim de la Seguretat Social aplicable. 

Classes de llibres:

  • Convencional o en paper.
  • Electrònic (LVe). Les empreses podran sol·licitar la substitució del llibre en paper per l’alta en l’aplicació informàtica del llibre de visites electrònic. Hauran de garantir que cada centre de treball disposa almenys d’un ordinador personal amb dispositiu de lector de targetes intel·ligents amb accés habilitat, per Internet, a l’aplicació del LVe.

Procediment en el cas del llibre convencional o en paper:

  • Cadascun dels llibres de visites haurà de ser diligenciat en el primer full pel cap de la Inspecció Provincial de Treball, que certificarà l’habilitació del llibre, i s’hi recolliran a més les dades de l’empresa. Així mateix, el llibre serà segellat en tots els seus folis.
  • Les diligències que practiquin els inspectors de treball del resultat de les visites realitzades s’estendran simultàniament per duplicat, i la còpia quedarà en poder de l’inspector actuant per a la seva constància i arxivament en les oficines de la Inspecció Provincial de Treball respectiva.
  • Per a l’habilitació del segon llibre o ulteriors es presentarà l’anterior per tal de justificar l’exhauriment dels folis. En els casos de pèrdua, haurà de comunicar-se expressament aquesta circumstància a la Inspecció Provincial de Treball i proveir-se’n d’un de nou en el termini màxim de quinze dies.

Inscripció de l’empresa en la Seguretat Social

L’empresari que per primera vegada hagi de contractar treballadors haurà de sol·licitar la seva inscripció com a empresari, a l’efecte de la Tresoreria General de la Seguretat Social (TGSS), abans d’aquesta contractació.

La inscripció és l’acte administratiu pel qual la TGSS assigna a l’empresari un número per a la identificació i el control de les seves obligacions en el respectiu règim del sistema de la Seguretat Social. Aquest número és considerat com a primer i principal codi del compte cotització (CCC).

Aquest codi de compte de cotització s’assignarà a tots els treballadors que contractem en el règim general de la Seguretat Social.

Al règim general pertanyen tots els treballadors per compte d’altri, espanyols o estrangers, els socis treballadors de societats mercantils quan no siguin gerents o tinguin control sobre aquestes, els socis treballadors de les societats laborals, etc.

Exclusions: els treballadors que desenvolupin una activitat professional compresa en algun dels règims especials. A més, el cònjuge, descendents, ascendents i altres parents de l’empresari per consanguinitat, afinitat o adopció, fins al segon grau inclusivament, ocupats al seu centre o centres de treball, quan convisquin a casa seva i estiguin al seu càrrec (excepte prova de la seva condició d’assalariat).

És important assenyalar que l’empresari ha de sol·licitar un codi de compte de cotització (model TA.7) a cadascuna de les províncies on exerceixi activitat.

D’altra banda, també és important que sol·licitis el codi de compte de cotització secundari que et permeti formalitzar contractes formatius, així com acords de formació amb centres formatius. Podràs obtenir aquest número a la web de la Seguretat Social.

Comunicació d’obertura del centre de treball

Constituïda la societat o decidida per l’empresari la iniciació de la seva activitat, s’haurà de procedir a la comunicació d’obertura del centre de treball, a l’efecte del control de les condicions de seguretat i salut laboral. Aquesta comunicació ha de ser presentada sigui quina sigui l’activitat de l’empresa.

Què és un “centre de treball”? És qualsevol àrea, edificada o no, en la qual els treballadors hagin de romandre o a la qual hagin d’accedir per raó del seu treball.

Dades que ha de recollir la comunicació d’obertura:

  • Dades de l’empresa: nombre o raó social, domicili, municipi, província, codi postal, telèfon i adreça electrònica.
  • Identificació, document nacional d’identitat o codi d’identificació fiscal, i si es tracta d’estranger, asilat o refugiat, passaport o document substitutiu.
  • Expressió de si l’empresa és de nova creació o ja existent.
  • Activitat econòmica.
    • Entitat gestora o col·laboradora d’accidents de treball i malalties professionals.
    • Dades del centre de treball: número, domicili, municipi, província, codi postal i telèfon. Per a la localització exacta del centre, s’haurà de concretar la seva ubicació de forma clara i precisa.
    • Número d’inscripció en la Seguritat Social, classe de centre, causa que ha motivat la comunicació i data de començament de l’activitat.
    • Activitat econòmica.
    • Nombre total de treballadors de l’empresa ocupats al centre de treball, distribuïts per sexe.
    • Superfície construïda en metres quadrats.
    • Modalitat de l’organització preventiva.
    • Dades de producció i/o emmagatzemament del centre de treball.
      • Potència instal·lada (kW o CV).
      • Especificació de la maquinària i dels aparells instal·lats.
      • Activitats, operacions o agents inclosos en l’annex I del Reial Decret 39/1997, que aprova el Reglament dels Serveis de Prevenció.

El pla de prevenció de riscos laborals

Com a empresari seràs totalment responsable de garantir que al teu centre de treball es treballi amb seguretat, de manera que no posis en risc el teu equip ni altres persones.

En aquestes línies farem un repàs breu de les línies mestres en què consistirà la tasca de prevenció. Bé és cert que hi ha alguns casos en què tu mateix, com a empresari, pots desenvolupar aquesta tasca; així i tot, considerem de vital importància que comptis amb una empresa de prevenció de riscos laborals, ja que t’ajudaran amb tota professionalitat sobre una tasca àrdua com és la prevenció, plena de petits detalls que marquen la diferència entre un entorn de treball segur i un altre que no ho sigui.

Et recomanem que comencis a treballar amb el servei de prevenció des de tan aviat com sigui possible, per tal d’assegurar que les obres que realitzis al local compleixen la normativa vigent en prevenció.

Així, per exemple, hauràs d’adequar les teves instal·lacions; això inclou una sèrie d’equips i maneres de treballar, com ara la senyalització de les sortides d’emergència, la fixació de les prestatgeries per a evitar-ne la caiguda… Realment les pràctiques són tan àmplies que convertirien aquest manual en una llarga llista de mesures; per això, et recomanem que comptis amb el servei de prevenció des del primer moment.

En línies generals, hauràs de desenvolupar de forma conjunta amb l’empresa de prevenció els punts següents:

  • Avaluació de riscos i planificació de la prevenció: mitjançant la descripció de l’organigrama i les funcions de l’empresa es podran detectar:
    • Riscos comuns de la instal·lació: els propis de la instal·lació com també dels equips, com són tallaembotits, escales…
    • Riscos per lloc: els associats a les tasques que ha de desenvolupar cada lloc de l’empresa.
      • Equips de protecció individual: l’empresa haurà de facilitar tots aquells equips de protecció que, pel riscos detectats, siguin necessaris per a minimitzar els riscos en el treball. Inclou equips com calçat antilliscant, ulleres de protecció, guants de malla, guants de protecció anticalòrica…
  • Política de prevenció: consisteix en una declaració de principis i compromisos que promoguin millorar contínuament les condicions de seguretat i salut dins de l’empresa, com a element de qualitat. Inclourà un pla de vigilància de la salut.
  • Pla d’emergència: té com a objectiu definir l’organització i el conjunt de mitjans i procediments d’actuació de l’empresa, dirigits a prevenir les situacions d’emergència potencials.
    • Mesures d’emergència
    • Nomenament del cap d’emergència

Cal assenyalar la importància de la formació en aquest camp, ja que és de compliment obligat que tots els treballadors, abans d’iniciar el seu treball en l’empresa, passin un curs de formació de riscos laborals específic de l’empresa. Aquesta capacitació, l’haurà de realitzar un tècnic especialitzat, com també la capacitació del responsable de l’empresa en matèria de prevenció.

D’altra banda, també haurà de nomenar-se un responsable de prevenció, que serà la persona encarregada de coordinar les tasques de prevenció. Indistintament, també han de nomenar-se els caps d’emergència que es considerin necessaris per a assegurar-se que sempre n’hi hagi un en les instal·lacions i que coordinaran l’actuació en cas d’emergència.

En la pràctica, és important que en el moment de la signatura del contracte també facis les primeres actuacions en matèria de prevenció:

  • Lliurament i signatura d’informació als riscos i mesures preventives. Inclou:
    • Política de prevenció
    • Riscos i mesures preventives al lloc de treball
    • Mesures d’actuació davant emergències
  • Lliurament i signatura, per a constatar el fet, dels equips de protecció individual (EPI) indicats en la política de prevenció.
  • Reconeixement mèdic: tot treballador té el dret de realitzar-se un reconeixement mèdic, dut a terme per la mútua de l’empresa. La seva voluntarietat depèn dels diferents llocs. És important que, en cas de no voler-ho, el treballador firmi per assegurar que ho ha rebutjat.

Posem l’accent en el resum exposat sobre la matèria: és important que comptis amb els millors experts, no només per a cenyir-te a la legislació vigent, sinó per a donar la confiança en termes de seguretat al teu equip per a desenvolupar tot el seu potencial.

Recorda que hauràs d’efectuar la coordinació en matèria de prevenció amb totes aquelles empreses que enviïn treballadors a les teves instal·lacions (empresa de neteja, empresa de manteniment, proveïdors amb repartiment a les teves instal·lacions…).