T’hem preparat un manual que serà de gran ajuda per fer les comandes que necessitaràs perquè el teu restaurant funcioni.
Manual d’elaboració de comandes
- Identificació i verificació del que necessitem comprar:
- Inventaris
- Estocs mínims i màxims
- Previsió
- Quadrant de dies de comandes i rebut a proveïdors
Una organització correcta en els dies de lliurament ens permet optimitzar el temps que invertim a elaborar i rebre la compra, ja que si tenim una bona previsió podem reduir l’activitat del procés de compra de diari a dos o tres cops per setmana, segons el producte que treballem.
Establir horaris de lliurament als proveïdors ens permet no només estalviar temps en l’operativa diària, sinó que també ens dóna la possibilitat de poder reaccionar davant de possibles contratemps que es presentin amb els proveïdors, com ara que falti part de la comanda.
- Reserves
- Esdeveniments
- Llista de mise en place
- Llista dels productes que necessitem, organitzats per proveïdor
- Contacte amb el proveïdor:
- Per correu electrònic
- Per telèfon
- Per SMS
- Generació d’actes o ordres de compra
- Arxiu de les ordres de compra de manera adequada
- Sistema informàtic
- Compra habitual:
- Servei de bugaderia
- Matèria primera
- Compra periòdica
- Compra única per temporada:
- Vaixella, parament i cristalleria
- Maquinària
- Vins Primera Compra
- Uniformes
- Estovalles
Manual de recepció de proveïdors/compres
- Fitxes tècniques de productes
- Pas a pas de la recepció de matèria primera:
- Control horari del proveïdor
- Verificació de la qualitat (fitxa tècnica del producte)
- Compra amb ordre de compra
- Comprovar albarans, quantitats i comandes
- Arxiu adequat dels albarans, en coordinació amb el dept. de Comptabilitat
- Emmagatzemament adequat segons cada tipus de producte
- Ingrés dels productes en el sistema
Manual de compres al comptat fora de proveïdors habituals
Base de dades de proveïdors
- Per què?
- És una eina necessària per a efectuar de manera adequada el procés de compra i la gestió dels proveïdors.
- Per a què?
- Ens ajuda a identificar amb quin proveïdor ens convé treballar, tenint en compte els preus i la disponibilitat dels productes que necessitem.
- Optimitza el procés de compra i de pagament als proveïdors.
- Com?
- La base de dades de proveïdors es compon de:
- Fitxa de proveïdor
- Agenda de proveïdors
- La base de dades de proveïdors es compon de:
Fitxa de proveïdor
Informació del proveïdor:
- Data de creació
- Classificació
- Nom/Raó social
- NIF
- Adreça
- Telèfons de contacte
- Fax
- Correu electrònic
- Descripció del proveïdor
- Dades bancàries per a acreditar pagaments
- Llista de productes i serveis
- Persones de contacte segons els càrrecs i la relació
- Observacions que cal tenir en compte
Agenda de proveïdors
- Organització dels proveïdors per tipus de servei
- Organització dels proveïdors per tipus de producte
- Organització dels proveïdors per freqüència de treball
- Organització dels proveïdors per anys de relació comercial
- Valoració de qualitat de cada proveïdor
Relació amb els proveïdors
El tracte que donem als nostres proveïdors ha de tenir la mateixa importància que el que donem als nostres clients: d’ells depèn que part de la nostra operació es pugui dur a terme de manera adequada, per això hem de saber amb quin proveïdor estem tractant i quina importància té per a la nostra operació, ja que d’això dependrà que hàgim de ser una mica més flexibles amb alguns proveïdors que amb d’altres.
Una bona relació amb els proveïdors ens pot ajudar a solucionar contratemps o necessitats que puguem tenir durant l’operativa diària; per exemple, esdeveniments d’última hora com que la rotació dels nostres clients sigui superior a l’esperada i ens trobem curts de productes per a poder completar l’oferta. El compliment dels pagaments segons els termes acordats té una importància vital per a mantenir les bones relacions amb cada proveïdor.
