Proceso de constitución de la forma jurídica que has decidido

Cuando hablamos de proceso de constitución de la personalidad jurídica de nuestra empresa, debemos valorar junto a un experto (asesor fiscal) cuál es la mejor forma jurídica que se adapta a nuestra situación, tamaño y experiencia.
Hay multitud de formas jurídicas, pero las más habituales son las siguientes: empresario individual (autónomo), sociedad civil, sociedad de responsabilidad limitada y sociedad anónima.

Podemos diferenciar entre formas jurídicas las siguientes: empresario individual, emprendedor de responsabilidad limitada, comunidad de bienes, sociedad civil, sociedad colectiva, sociedad comanditaria simple, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad limitada de formación sucesiva, sociedad limitada nueva empresa, sociedad anónima, sociedad comanditaria por acciones, sociedad de responsabilidad limitada laboral, sociedad anónima laboral, sociedad cooperativa, sociedad cooperativa de trabajo asociado, sociedades profesionales, sociedad de garantía recíproca, entidades de capital riesgo y agrupación de interés económico.

Tomemos como ejemplo la constitución de una sociedad limitada, la forma más habitual en el modelo de restaurante que estamos tratando. En este caso, el proceso de constitución de la misma será el siguiente:

Solicitud de certificación negativa del nombre

Se solicita en el Registro Mercantil central y consiste en la obtención de un certificado acreditativo de la no existencia de otra sociedad con el mismo nombre de la que se pretende constituir. Por ello debemos presentar 3 posibilidades de nombres para nuestra nueva empresa con orden de prioridad, y el Registro Mercantil central nos contestará a través de dicha certificación negativa del nombre con cuál podemos inscribir nuestra empresa.

Es un requisito indispensable para el otorgamiento de la escritura pública de constitución de sociedades y demás entidades inscribibles.

Apertura de cuenta bancaria, depósito del capital social y certificado bancario de cuenta de la sociedad en constitución

Para la creación de una nueva sociedad es indispensable abrir una cuenta a nombre de la sociedad con el importe acordado ente los socios (en el caso de una sociedad de responsabilidad limitada, el mínimo es de 3.000,00 €). Cada socio deberá ingresar en esta cuenta la cantidad que le corresponda en función del porcentaje de participación que se haya acordado.

Escritura de constitución y estatus de la sociedad

La escritura de constitución de la sociedad deberá ser otorgada por todos los socios fundadores, sean personas físicas o jurídicas, quienes habrán de asumir la totalidad de las participaciones sociales. Deberá contener necesariamente:

• La identidad del socio o los socios.
• La voluntad de constituir una sociedad de responsabilidad limitada.
• Las aportaciones que cada socio realice y la numeración de las participaciones asignadas en pago.
• La determinación del modo concreto en que inicialmente se organice la administración,
  en caso de que los estatutos prevean distintas alternativas.
• La identidad de la persona o las personas que se encarguen inicialmente de la administración y de la representación social.
• Se podrán incluir todos los pactos y condiciones que los socios juzguen convenientemente establecer, siempre que no se opongan a las leyes reguladoras.
• Los estatutos de la sociedad, en los que se hará constar, al menos:
  • La denominación de la sociedad.
  • El objeto social, determinando las actividades que lo integran.
  • El domicilio social.
  • El capital social, las participaciones en que se divida, su valor nominal y su numeración correlativa y, si fueran desiguales, los derechos que cada una atribuya a los socios y la cuantía o la extensión de estos.
  • El modo o los modos de organizar la administración de la sociedad, el número de administradores o, al menos, el número máximo y el mínimo, así como el plazo de duración del cargo y el sistema de retribución, si la tuvieren.
  • El modo de deliberar y adoptar sus acuerdos los órganos colegiados de la sociedad.

La escritura de constitución deberá presentarse a inscripción en el Registro Mercantil provincial.

Inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil

La inscripción de una sociedad en el Registro Mercantil, produce su plena capacidad jurídica.

En la hoja abierta a cada sociedad se inscribirán obligatoriamente:

• La constitución de la sociedad.
• La modificación del contrato y de los estatutos sociales, así como los aumentos y las reducciones del capital.
• La prórroga del plazo de duración.
• El nombramiento y cese de administradores, liquidadores y auditores.
• Los poderes generales y las delegaciones de facultades, así como su modificación, revocación y sustitución.
• La apertura, el cierre y demás actos y circunstancias relativos a las sucursales.
• La transformación, fusión, escisión, rescisión parcial, disolución y liquidación de la sociedad.
• La designación de la entidad encargada de la llevanza del registro contable, en el caso de que los valores se hallen representados por medio de anotaciones en cuenta.
• Las resoluciones judiciales inscribibles relativas al concurso, voluntario o necesario, principal o acumulado, de la sociedad y las medidas administrativas de intervención.
• Las resoluciones judiciales o administrativas, en los términos establecidos en las leyes y reglamentos.
• El sometimiento a supervisión de una autoridad de vigilancia.
• En general, los actos o contratos que modifiquen el contenido de los asientos practicados o cuya inscripción prevean las leyes o reglamentos.

Solicitud del código de identificación fiscal

Una vez que la sociedad ha quedado legalmente constituida, deberá procederse en el plazo de treinta días a la solicitud del código de identificación fiscal, a través del cual, y a efectos fiscales, la sociedad quedará plenamente identificada, con independencia de las modificaciones que experimente, salvo en el caso de cambio de forma jurídica.

La solicitud de este código se efectuará en la delegación de Hacienda de la provincia, mediante la presentación de los siguientes documentos:

• Impreso oficial cumplimentado (modelo 036). Dicho modelo deberá estar firmado obligatoriamente por todos los socios de la sociedad además de por el administrador o apoderado de la misma.
• Fotocopia de la escritura de constitución de la sociedad.
• Fotocopia del DNI, NIE o CIF de los socios, así como el DNI del administrador o apoderado (adjuntando copia del poder notarial), si fuera una persona distinta.

Si la documentación aportada es correcta, se asignará provisionalmente a la empresa el código de identificación.

La asignación de este código provisional tendrá una validez de seis meses, plazo en el cual la empresa deberá retirar la tarjeta de identificación fiscal definitiva, debiendo presentar en dicho momento el código de identificación fiscal provisional original y fotocopia de la escritura de constitución con la correspondiente inscripción en el Registro Mercantil. Igualmente deberá utilizarse el modelo 036.

En ese momento podemos empezar a recibir facturas a nombre de la sociedad y a operar.

Sin embargo, no olvides realizar los trámites que se detallan a continuación para asegurar que empezamos con buen pie para cumplir todas las obligaciones administrativas, legales y fiscales asociadas a la actividad empresarial.