A continuación te mostramos qué debes tener preparado dos meses antes de la apertura de tu restaurante.

Después de varios meses marcados por el ritmo de las obras, los trámites, los permisos y el resto del papeleo (que seguramente aún no habrás terminado), dos meses antes de la apertura afrontas la recta final.

Ya has contratado los diferentes suministros y has comprado la maquinaria necesaria. Ya has constituido una sociedad, ya tienes la financiación clara, así como el modelo de administración y gestión.
El equipo humano ya está controlado y ahora vas a contratar las principales piezas. La oferta gastronómica está definida, así como el plan de márquetin y comunicación y el plan comercial.
Has estructurado los pedidos y elegido los proveedores, tanto en lo referente a alimentos como a bebidas e incluso vajilla y otros elementos.

Has redactado y vas siguiendo, a medida que se van presentando los diferentes puntos, los manuales de operaciones, y tienes un plan de apertura general. Incluso has contratado un seguro.
Por decirlo con pocas palabras, “ya” has hecho todo esto, ahora falta lo que “todavía” no está hecho.

Falta poco tiempo, y el camino trazado está muy claro, vamos a desgranarlo punto por punto.

Y entretanto…
Que la fuerza te acompañe

Accesorios para la cocina y el servicio

Todo el material relacionado con las herramientas, tanto de cocina como de la sala, representa un gasto importante, más aún para algo que no necesitas durante todo el proceso de construcción y de interiorismo.

Por este motivo, pese a que lo hayas podido comprar hace tiempo, es importante que te lo traigan en el último momento, para pagarlo también en el último momento. Es un tema muy importante en la inversión que tienes que hacer, y que muchas veces no se cuenta dentro del presupuesto.

Si te conocen puedes haber acordado con estos proveedores un cierto crédito, pero lo lógico es que no sea así, y por ello es mejor que te lo traigan todo dos meses antes de empezar.

Este argumento vale tanto para las herramientas de elaboración de cocina como para todo lo relacionado con el servicio de sala: mantelería, cristalería, vajilla, etc.

Oferta gastronómica

A estas alturas de tu proyecto hay un punto que debes tener ya perfectamente definido, pues es uno de los pilares del concepto: la oferta gastronómica. Tanto en cocina como en sala debes seguir ya los correspondientes manuales de operaciones. El equipo humano ya estará seleccionado y preparado para empezar, no más tarde de un mes antes de empezar.

Los proveedores estarán ya seleccionados, y debes contar con una carta lo más definida posible tanto de platos como de bebidas. Para ello, es importante haber redactado las recetas y hecho los escandallos de todos los platos.

Las pruebas de los platos

¿Cómo podrás hacer las pruebas que te permitan determinar las recetas y los escandallos de los platos? O mejor dicho, ¿dónde las vas a hacer, si tu cocina todavía está en pleno trabajo de construcción o de decoración?

Es evidente que debes buscarte un sitio, y este sitio puede ser una cocina particular, tuya o de otra persona, o bien la cocina de un restaurante de alguien que conozcas. En cualquier caso, es indispensable hacer este trabajo antes de abrir. Si no tienes los escandallos hechos, no puedes determinar los precios de la carta, lo cual sería un desastre.

Así, pues, debes destinar unos días para hacer las pruebas de los platos. En este sentido, debes tener en cuenta que si te vas a dedicar a la cocina creativa, el sistema, los tiempos, la metodología va a ser muy diferente que si te dedicas a una cocina con platos ya conocidos, una cocina de recetario, por decirlo así.

En efecto, si haces platos que nunca ha hecho nadie, la cosa se complica mucho. Es muy posible que, en este caso, además de probar los platos tú mismo, o tu equipo, los tengas que dar a probar poco a poco a otras personas… independientemente de las pruebas de los últimos días, de las que hablaremos más tarde, y cuya finalidad es poner a prueba el funcionamiento del restaurante.

Lo necesario para la comunicación y el marketing

Paralelamente a todas las tareas relacionadas con el funcionamiento del restaurante, en todos sus aspectos tienes que tener clarísima la estrategia relacionada con la comunicación y el márquetin; es decir, debes saber ya lo que harás para que el público potencial te conozca.
La página web del restaurante ya tiene que estar preparada, a falta de cuatro detalles. Es importante no esperar a última hora, cosa que suele suceder, ya que posteriormente no da tiempo para este punto. La presencia en las redes sociales ya debe estar en marcha, con perfiles abiertos en Twitter, Facebook y en todas las plataformas que consideres necesarias.

Es importante determinar a quién vas a invitar para los tres o cuatro días de pruebas que prevés hacer antes de la apertura. Aquí es donde puedes ser creativo, invitando por ejemplo a la gente a través de las redes sociales. Tu imaginación aquí es muy importante, porque no tienes muchos medios, todavía no te conocen y hay muchos restaurantes en tu ciudad con los que vas a competir.

En este sentido, si eres capaz de seducir a blogueros y periodistas puede resultar muy interesante. A veces esto es más fácil de lo que parece y, en cualquier caso, si los invitas puede que vengan. Hay empresas que gestionan estos contactos, pero también puedes hacer un mailing preciso.

En principio, teniendo en cuenta que tu restaurante tiene las dimensiones y los medios que tiene, mejor no soñar con un evento sonado, que levante muchas expectativas. Es mejor ser prudente, ir con cuidado y empezar poco a poco, con toda modestia.

Todo lo necesario para el proceso comercial

En los últimos dos meses antes de la apertura del restaurante tienes que implementar ya el plan comercial: debes empezar a calentar motores en este sentido. El plan comercial representa dos aspectos importantes: de un lado, “vender” el restaurante; es decir, es importante que la gente sepa que existes. Del otro, es preciso satisfacer la demanda que se pueda producir incluso antes de abrir.
En el primer caso, es importante ir poniendo a punto la página web del restaurante, así como activar la presencia del mismo en las redes sociales, tal como hemos comentado anteriormente.

El segundo aspecto se concreta en el sistema de reservas. Este es también el momento de comenzar a coger reservas, un movimiento que no está exento de riesgo, por cuanto, si se ha creado cierta expectativa, puede que haya un cierto flujo y, en el caso de que el restaurante finalmente no esté acabado en la fecha prevista, podrías tener problemas con las reservas asignadas.

En cualquier caso, la idea es que todo eso (página web, presencia en redes sociales, sistema de reservas y, en definitiva, todo el plan comercial) esté preparado para el momento de la inauguración, pero unas semanas antes tiene que estar listo para, llegado el momento, poder decir: “¡Empezamos!”.

¿Cómo encontrarás al equipo ideal?

Ya lo hemos visto con anterioridad: el equipo es el mayor pilar sobre el que sustentar tu proyecto con seguridad. Sin embargo, en el sector en el que nos movemos es realmente complicado encontrar las personas que se adaptan a nuestras necesidades pues en los últimos años hemos sufrido un cambio de tendencias que aún deben asentarse.

Aplica el sentido común a la hora de transmitir las condiciones de la oferta. Sé sincero con todas las condiciones, desde las normas hasta los derechos y obligaciones, los turnos, el sistema de propinas…
No te tomes este asunto cómo algo baladí: si consigues transmitir la sensación del control que tienes, de forma que puedas crear un ambiente de trabajo estable y planificado, conseguirás reducir la rotación y consecuentemente ahorrarás recursos (tiempo) en formación.

Para ello, es muy importante que todos los manuales desarrollados en el capítulo de las operativas sean lo más preciso posible. En especial, para encontrar al equipo ideal es importante que revises tu plan de RRHH, donde detallábamos las estrategias de contratación.
¡Aviso! Recuerda negociar siempre los salarios en bruto, ¡nunca en neto!