Hasta ahora hemos visto los trámites para constituir la sociedad y ponerla a punto para operar. De momento, no hemos visto ningún trámite que permita poner en marcha el local, solamente la sociedad. A continuación, trataremos las distintas tareas y obligaciones que tenemos a nivel contable.

Tanto los empresarios individuales como los empresarios sociales (sociedades o empresas mercantiles) están obligados a llevar su contabilidad de la manera más ordenada, pues, sin una buena administración, difícilmente será eficaz su actividad.

La contabilidad de la empresa es objeto de regulación por parte de las normas jurídicas (especialmente las Leyes), y debe velar por la exactitud de sus datos, en aras de los intereses de quienes están relacionados con la empresa, ya sean acreedores, accionistas, o el propio personal.

Para que la información económica de todas las empresas españolas sea uniforme –y pueda ser analizada y comparada, ya sea por sectores, por zonas geográficas, o por cualquier otro parámetro–, debe ofrecerse atendiendo a unos principios comunes, a la hora de confeccionarse.

El Plan General de Contabilidad (PGC), regulado por el Real Decreto 1643/1990 de 20 de diciembre, de uso obligatorio tanto para empresas como para particulares, desde el 1 de enero de 1991 es el medio por el que se regula toda esa información económica, y se hace uniforme.

Es importante saber que existe un Plan General Contable para microempresas y pymes simplificado que permite una gestión menos detallada de la contabilidad obligatoria. Te recomendamos que consultes con tu asesor para poder acogerte a dicho plan.

Los libros obligatorios en materia contable (también llamados libros de comercio) que debe llevar toda empresa, y que ya hemos visto cómo legalizarlos, son:

1. Libro de inventario y cuentas anuales
2. El libro diario

Concretamente, el detalle de estos libros es:

Libro de inventarios y cuentas anuales

Este libro incluye los balances de situación y los balances de sumas y saldos, además de las cuentas anuales.

Los balances de situación son documentos que incluyen dos apartados diferentes: el activo y el pasivo

El activo indica todo lo que la empresa posee; es decir, el valor de los terrenos,
las máquinas, los edificios, el género que tiene en el almacén, el dinero que tiene en los bancos, etc.

El pasivo se divide en dos apartados: el pasivo exigible y el pasivo no exigible. El pasivo exigible informa de las deudas de la empresa: las deudas que tiene con los que les han suministrado las máquinas, con los que les han suministrado el género, etc.

Como el activo debe ser siempre igual al pasivo, el resto, hasta llegar a cuadrar ambos, constituye el neto patrimonial, que se incluye dentro del pasivo no exigible.

Por ejemplo, supongamos que una empresa se constituye con 100.000 euros, y que compra un edificio por valor de 1.000.000 de euros, quedando a deber al constructor los 900.000 euros restantes. Su balance de situación sería, al final del año, el siguiente:

La cuenta de acreedores reflejará la deuda por la parte restante del valor del edificio, que se deja a deber. Obviamente, el activo y el pasivo cuadran y su importe es el mismo: 1.000.000 de euros.

El balance de situación es obligado hacerlo al menos dos veces al año, que será cuando se inicie y se cierre el ejercicio económico (como norma general, el 1 de enero y el 31 de diciembre). Obviamente, el balance inicial será el mismo que el balance final del ejercicio inmediatamente anterior. Por ejemplo, el balance inicial a 1/1/2010 será el mismo que el balance final a 31/12/2009.

Los balances de sumas y saldos (también llamados balances de comprobación)

Informan de la suma de operaciones realizadas a una fecha dada: volumen de compras, volumen de ventas, volumen de pagos al personal, importe de las inversiones, importes pagados durante el periodo a los que nos han servido el género, etc. Nos informa de los saldos (igual que el balance de situación), pero sin adoptar la estructura de activo y pasivo. Lo que tiene la empresa adopta signo positivo, y lo que debe y lo que constituye el neto patrimonial va con signo negativo.

Los balances de sumas y saldos deberán hacerse, como mínimo, de forma trimestral, con lo que al finalizar el año deberíamos haber confeccionado cuatro balances de este tipo.

Las cuentas anuales

Incluyen, asimismo, el balance de situación al cierre del ejercicio, la cuenta de pérdidas y ganancias al cierre del ejercicio y la memoria.

La cuenta de pérdidas y ganancias detalla todas las partidas de gastos e ingresos que ha tenido la empresa, según el modelo que a tal efecto establece el PGC.

La memoria informa, entre otras cosas, de todas aquellas partidas contables importantes, que deben identificarse por separado, haciendo un análisis más detallado, de la forma en que se han registrado los saldos de esas partidas.

Resumen:

• El libro de inventarios incluye:
  • Balances de situación:
    • Balance al inicio del ejercicio
    • Balance al final del ejercicio
  • Balances de sumas y saldos:
    • Balance de sumas y saldos del 1.^r trimestre
    • Balance de sumas y saldos del 2.º trimestre
    • Balance de sumas y saldos del 3.^r trimestre
    • Balance de sumas y saldos del 4.º trimestre
• Las cuentas anuales incluyen:
  • Balance de situación al final del ejercicio (es el mismo que el mencionado en el apartado de balances de situación, con lo que no es necesario volverlo a confeccionar).
  • Cuenta de pérdidas y ganancias al final del ejercicio.
  • Memoria del ejercicio.
  • Estado de cambios en el patrimonio neto.
  • Estado de flujos de efectivo.

Sin embargo, existe la posibilidad de presentar un modelo de cuentas abreviadas de forma que su preparación sea más sencilla, así como la posibilidad de presentar unas cuentas especiales para pymes. Te recomendamos que te informes con tu asesor para conocer los detalles de estas cuentas, igual como de los requisitos necesarios para tener la posibilidad de presentarlas.

Libro diario

El libro diario informa de todas las operaciones que ha realizado la empresa a lo largo del año, operación por operación (compra a compra y venta a venta). En el libro diario, cada operación se registra en lo que se denominan asientos contables, que deberán ser correlativos por fechas de operación y numerados.

Otros libros voluntarios

El libro mayor

Si los dos libros mencionados anteriormente son obligatorios, el libro mayor no lo es, ni para los empresarios individuales ni para los empresarios sociales.

De lo que no cabe duda es de que se trata de un libro contable de gran utilidad, pues sin él sería casi imposible (o, al menos, extremadamente laborioso) poder confeccionar los balances de sumas y saldos, que deben incorporarse al libro de inventarios y balances.

El libro mayor recoge, partiendo de los datos del libro diario, todos los saldos de cada partida, cliente a cliente, proveedor a proveedor, etc.

Libros auxiliares

Las empresas, de acuerdo con el Código de Comercio, pueden llevar, además de los libros obligatorios, todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión. Ejemplos de este tipo de libros pueden ser los de caja, bancos, entradas de almacén, salidas de almacén, etc.