Fins ara hem vist els tràmits per a constituir la societat i posar-la a punt per a operar. De moment, no hem vist cap tràmit que permeti posar en marxa el local, només la societat. A continuació, tractarem les diferents tasques i obligacions que tenim des del punt de vista comptable.

Tant els empresaris individuals com els empresaris socials (societats o empreses mercantils) estan obligats a portar la seva comptabilitat de la manera més ordenada, ja que, sense una bona administració, difícilment serà eficaç la seva activitat.

La comptabilitat de l’empresa és objecte de regulació per part de les normes jurídiques (especialment les Lleis), i ha de vetllar per l’exactitud de les seves dades, en honor dels interessos dels qui estan relacionats amb l’empresa, ja siguin creditors, accionistes o el mateix personal.

Perquè la informació econòmica de totes les empreses espanyoles sigui uniforme –i pugui ser analitzada i comparada, ja sigui per sectors, per zones geogràfiques o per qualsevol altre paràmetre–, ha d’oferir-se atenent uns principis comuns, a l’hora de confeccionar-se.

El Pla General de Comptabilitat (PGC), regulat pel Reial Decret 1643/1990 de 20 de desembre, d’ús obligatori tant per a empreses com per a particulars, des de l’1 de gener de 1991 és el mitjà pel qual es regula tota aquesta informació econòmica, i es fa uniforme.

És important saber que hi ha un Pla General Comptable per a microempreses i pimes simplificat que permet una gestió menys detallada de la comptabilitat obligatòria. Et recomanem que consultis el teu assessor per a poder acollir-te a aquest pla.

Els llibres obligatoris en matèria comptable (també anomenats llibres de comerç) que ha de portar tota empresa, i que ja hem vist com s’han de legalitzar, són:

1. Llibre d’inventari i comptes anuals
2. El llibre diari

Concretament, el detall d’aquests llibres és:

Llibre d’inventaris i comptes anuals

Aquest llibre inclou els balanços de situació i els balanços de sumes i saldos, a més dels comptes anuals.

Els balanços de situació són documents que inclouen dos apartats diferents: l’actiu i el passiu

L’actiu indica tot el que l’empresa posseeix; és a dir, el valor dels terrenys, les màquines, els edificis, el gènere que té al magatzem, els diners que té als bancs, etc.

El passiu es divideix en dos apartats: el passiu exigible i el passiu no exigible. El passiu exigible informa dels deutes de l’empresa: els deutes que té amb qui els ha subministrat les màquines, amb qui els ha subministrat el gènere, etc.

Com que l’actiu ha de ser sempre igual al passiu, la resta, fins a arribar a quadrar-los els dos, constitueix el net patrimonial, que s’inclou dins del passiu no exigible.

Per exemple, suposem que una empresa es constitueix amb 100.000 euros, que compra un edifici per valor d’1.000.000 d’euros, i que queda a deure al constructor els 900.000 euros restants. El seu balanç de situació seria, al final de l’any, el següent:

El compte de creditors reflectirà el deute per la part restant del valor de l’edifici, que es deixa a deure. Òbviament, l’actiu i el passiu quadren i el seu import és el mateix: 1.000.000 d’euros.

El balanç de situació, és obligat fer-lo almenys dues vegades a l’any, que serà quan s’iniciï i es tanqui l’exercici econòmic (com a norma general, l’1 de gener i el 31 de desembre). Òbviament, el balanç inicial serà el mateix que el balanç final de l’exercici immediatament anterior. Per exemple, el balanç inicial l’1/1/2010 serà el mateix que el balanç final el 31/12/2009.

Els balanços de sumes i saldos (també anomenats balanços de comprovació)

Informen de la suma d’operacions realitzades en una data donada: volum de compres, volum de vendes, volum de pagaments al personal, import de les inversions, imports pagats durant el període als qui ens han servit el gènere, etc. Ens informa dels saldos (igual que el balanç de situació), però sense adoptar l’estructura d’actiu i passiu. El que té l’empresa adopta signe positiu, i el que deu i el que constitueix el net patrimonial va amb signe negatiu.

Els balanços de sumes i saldos hauran de fer-se, com a mínim, de forma trimestral, amb la qual cosa en finalitzar l’any hauríem d’haver confeccionat quatre balanços d’aquest tipus.

Els comptes anuals

Inclouen, així mateix, el balanç de situació al tancament de l’exercici, el compte de pèrdues i guanys al tancament de l’exercici i la memòria.

El compte de pèrdues i guanys detalla totes les partides de despeses i ingressos que ha tingut l’empresa, segons el model que a aquest efecte estableix el PGC.

La memòria informa, entre altres coses, de totes aquelles partides comptables importants, que han identificar-se per separat, i fa una anàlisi més detallada, de la forma en què s’han registrat els saldos d’aquestes partides.

Resum:

• El llibre d’inventaris inclou:
  • Balanços de situació:
    • Balanç al començament de l’exercici
    • Balanç al final de l’exercici
  • Balanços de sumes i saldos
    • Balanç de sumes i saldos del 1r trimestre
    • Balanç de sumes i saldos del 2n trimestre
    • Balanç de sumes i saldos del 3r trimestre
    • Balanç de sumes i saldos del 4t trimestre

• Els comptes anuals inclouen:
  • Balanç de situació al final de l’exercici (és el mateix que l’esmentat en l’apartat de balanços de situació, amb la qual cosa no és necessari tornar-lo a confeccionar).
  • Compte de pèrdues i guanys al final de l’exercici
  • Memòria de l’exercici
  • Estat de canvis en el patrimoni net
  • Estat de fluxos d’efectiu

No obstant això, hi ha la possibilitat de presentar un model de comptes abreujats de manera que la seva preparació sigui més senzilla, així com la possibilitat de presentar uns comptes especials per a pimes. Et recomanem que t’informis amb el teu assessor per a conèixer els detalls d’aquests comptes, com també dels requisits necessaris per a tenir la possibilitat de presentar-los.

Llibre diari

El llibre diari informa de totes les operacions que ha dut a terme l’empresa al llarg de l’any, operació per operació (compra a compra i venda a venda). En el llibre diari, cada operació es registra en el que s’anomenen assentaments comptables, que hauran de ser correlatius per dates d’operació i numerats.

Altres llibres voluntaris

El llibre major

Si els dos llibres esmentats anteriorment són obligatoris, el llibre major no ho és, ni per als empresaris individuals ni per als empresaris socials.

Del que no hi ha dubte és que es tracta d’un llibre comptable de gran utilitat, ja que sense aquest seria gairebé impossible (o, almenys, extremadament laboriós) poder confeccionar els balanços de sumes i saldos, que han d’incorporar-se al llibre d’inventaris i balanços.

El llibre major recull, partint de les dades del llibre diari, tots els saldos de cada partida, client per client, proveïdor per proveïdor, etc.

Llibres auxiliars

Les empreses, d’acord amb el Codi de Comerç, poden portar, a més dels llibres obligatoris, tots aquells llibres auxiliars que considerin útils per a la seva gestió. Exemples d’aquest tipus de llibres poden ser els de caixa, bancs, entrades de magatzem, sortides de magatzem, etc.