tramites materia laboral

A partir de este punto haremos referencia a los trámites necesarios para poder contratar trabajadores y formalizar tu equipo.

Es importante que sepas que no hablaremos de contratos ni otras prácticas, pues hemos considerado que sería demasiado engorroso y condicionado a las necesidades de cada restaurante, por lo que hemos preferido incluir algunas pautas para diseñar una buena política de RRHH y reflejarlo en las operativas.

Así, empecemos repasando los trámites para contratar al equipo:

Libros obligatorios. Obtención y legalización del libro de visitas

Se trata de un libro de carácter obligatorio para las empresas que anota las diligencias que practiquen los inspectores de trabajo tras el resultado de las visitas realizadas a la empresa.

Las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo un libro de visitas a disposición de los funcionarios de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios habilitados para comprobaciones en materia de riesgos laborales. Dicha obligación alcanza, asimismo, a los trabajadores por cuenta propia y a los titulares de centros o establecimientos, aun cuando no empleen trabajadores por cuenta ajena, e independientemente del régimen de la Seguridad Social aplicable.

Clases de libros:

  • Convencional o en papel.
  • Electrónico (LVe). Las empresas podrán solicitar la sustitución del libro en papel por el alta en la aplicación informática del libro de visitas electrónico. Deberán garantizar que cada centro de trabajo cuenta con al menos un ordenador personal con dispositivo de lector de tarjetas inteligentes con acceso habilitado, a través de Internet, a la aplicación del LVe.

Procedimiento en el caso del libro convencional o en papel:

  • Cada uno de los libros de visitas habrá de ser diligenciado en la primera hoja por el jefe de la Inspección Provincial de Trabajo, que certificará la habilitación del libro, y se recogerán además los datos de la empresa. Asimismo, el libro será sellado en todos sus folios.
  • Las diligencias que practiquen los inspectores de trabajo del resultado de las visitas realizadas se extenderán simultáneamente por duplicado, y la copia quedará en poder del inspector actuante para su constancia y archivo en las oficinas de la Inspección Provincial de Trabajo respectiva.
  • Para la habilitación del segundo libro o ulteriores se presentará el anterior para justificar el agotamiento de sus folios. En los casos de pérdida, deberá comunicarse expresamente tal circunstancia a la Inspección Provincial de Trabajo y proveerse de uno nuevo en el plazo máximo de quince días.

Inscripción de la empresa en la Seguridad Social

El empresario que por primera vez vaya a contratar trabajadores deberá solicitar su inscripción como empresario, a efectos de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS), antes de dicha contratación.

La inscripción es el acto administrativo por el cual la TGSS asigna al empresario un número para la identificación y el control de sus obligaciones en el respectivo régimen del sistema de la Seguridad Social. Dicho número es considerado como primero y principal código de cuenta de cotización (CCC).

Este código de cuenta de cotización se asignará a todos los trabajadores que contratemos en el régimen general de la Seguridad Social.

Al régimen general pertenecen todos los trabajadores por cuenta ajena españoles o extranjeros, los socios trabajadores de sociedades mercantiles cuando no sean gerentes o tengan control sobre las mismas, los socios trabajadores de las sociedades laborales, etc.

Exclusiones: los trabajadores que desarrollen una actividad profesional comprendida en alguno de los regímenes especiales. Además, el cónyuge, descendientes, ascendientes y demás parientes del empresario por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado inclusive, ocupados en su centro o centros de trabajo, cuando convivan en su hogar y estén a su cargo (salvo prueba de su condición de asalariado).

Es importante señalar que el empresario debe solicitar un código de cuenta de cotización (modelo TA.7) en cada una de las provincias donde ejerza actividad.

Por otro lado, también es importante que solicites el código de cuenta de cotización secundario que te permita formalizar contratos formativos, así como acuerdos de formación con centros formativos. Podrás obtener este número en la web de la Seguridad Social.

Comunicación de apertura del centro de trabajo

Constituida la sociedad o decidida por el empresario, la iniciación de su actividad, se deberá proceder a la comunicación de apertura del centro de trabajo, a efectos del control de las condiciones de seguridad y salud laboral. Esta comunicación debe ser presentada cualquiera que sea la actividad de la empresa.

¿Qué es un “centro de trabajo”? Es cualquier área, edificada o no, en la que los trabajadores deban permanecer o a la que deban acceder por razón de su trabajo.

Datos que debe recoger la comunicación de apertura:

  • Datos de la empresa: nombre o razón social, domicilio, municipio, provincia, código postal, teléfono y dirección de correo electrónico.
  • Identificación, documento nacional de identidad o código de identificación fiscal, y si se trata de extranjero, asilado o refugiado, pasaporte o documento sustitutivo.
  • Expresión de si la empresa es de nueva creación o ya existente.
  • Actividad económica.
    • Entidad gestora o colaboradora de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
    • Datos del centro de trabajo: nombre, domicilio, municipio, provincia, código postal y teléfono. Para la exacta localización del centro deberá concretarse su ubicación de forma clara y precisa.
    • Número de inscripción en la Seguridad Social, clase de centro, causa que ha motivado la comunicación y fecha de comienzo de la actividad.
    • Actividad económica.
    • Número total de trabajadores de la empresa ocupados en el centro de trabajo, distribuidos por sexo.
    • Superficie construida en m2.
    • Modalidad de la organización preventiva.
    • Datos de producción y/o almacenamiento del centro de trabajo.
      • Potencia instalada (kW o CV).
      • Especificación de la maquinaria y los aparatos instalados.
      • Actividades, operaciones o agentes incluidos en el anexo I del Real Decreto 39/1997, que aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.

El plan de prevención de riesgos laborales

Como empresario serás totalmente responsable de garantizar que en tu centro de trabajo se trabaje con seguridad, de forma que no pongas en riesgo a tu propio equipo ni a otras personas.

En estas líneas haremos un breve repaso de las líneas maestras en qué consistirá la labor de prevención. Bien es cierto que existen algunos casos en los que tú mismo como empresario puedes desarrollar esta tarea; sin embargo, consideramos de vital importancia que cuentes con una empresa de prevención de riesgos laborales, pues te ayudarán con total profesionalidad sobre una ardua labor como es la prevención, llena de pequeños detalles que marcan la diferencia entre un entorno de trabajo seguro y otro que no lo sea.

Te recomendamos que empieces a trabajar con el servicio de prevención desde lo antes posible, para asegurar que las obras que realices en el local cumplen con la normativa vigente en prevención.

Así, por ejemplo, deberás adecuar tus instalaciones; eso incluye una serie de equipos y maneras de trabajar tales como la señalización de las salidas de emergencia, la fijación de las estanterías para evitar su caída… Realmente estas prácticas son tan amplias que convertirían este manual en una larga lista de las mismas; por ello te recomendamos que cuentes con el servicio de prevención des del primer momento.

En líneas generales, deberás desarrollar de forma conjunta con la empresa de prevención los siguientes puntos:

  • Evaluación de riesgos y planificación de la prevención: mediante la descripción del organigrama y las funciones de la empresa se podrán detectar:
    • Riesgos comunes de la instalación: los propios de la instalación así como de los equipos, tales como cortafiambres, escaleras…
    • Riesgos por puesto: los asociados a las tareas que debe desarrollar cada puesto de la empresa.
      • Equipos de protección individual: la empresa deberá facilitar todos aquellos equipos de protección que, por lo riesgos detectados, sean necesarios para minimizar los riesgos en el trabajo. Incluye equipos como calzado antideslizante, gafas de protección, guantes de malla, guantes de protección anticalórica…
  • Política de prevención: consiste en una declaración de principios y compromisos que promuevan mejorar continuamente las condiciones de seguridad y salud dentro de la empresa, como elemento de calidad. Incluirá un plan de vigilancia de la salud.
  • Plan de emergencia: tiene por objeto definir la organización y el conjunto de medios y procedimientos de actuación de la empresa, dirigidos a prevenir las potenciales situaciones de emergencia.
    • Medidas de emergencia
    • Nombramiento del jefe de emergencia

Hay que señalar la importancia de la formación en este campo, pues es de obligado cumplimiento que todos los trabajadores, antes de iniciar su trabajo en la empresa, pasen un curso de formación de riesgos laborales específico de la empresa. Dicha capacitación deberá ser realizada por un técnico especializado, así como la capacitación del responsable de la empresa en materia de prevención.

Por otro lado, también deberá nombrarse un responsable de prevención, que será la persona encargada de coordinar las labores de prevención. Indistintamente, también deben nombrarse los jefes de emergencia que se consideren necesarios para asegurarse que siempre haya uno en las instalaciones y que coordinarán la actuación en caso de emergencia.

A nivel práctico, es importante que en el momento de la firma del contrato también realices las primeras actuaciones en materia de prevención:

  • Entrega y firma de información a los riesgos y medidas preventivas. Incluye:
    • Política de prevención
    • Riesgos y medidas preventivas en el puesto de trabajo
    • Medidas de actuación ante emergencias
  • Entrega y firma, constatando el hecho, de los equipos de protección individual (EPI) indicados en la política de prevención.
  • Reconocimiento médico: todo trabajador tiene el derecho a realizarse un reconocimiento médico, llevado a cabo por la mutua de la empresa. Su voluntariedad depende de los distintos puestos. Es importante que, en caso de no quererlo, el trabajador firme conforme lo ha rechazado.

Hacemos hincapié en el resumen expuesto sobre la materia: es importante que cuentes con los mejores expertos para ya no solo ceñirte a la legislación vigente, sino para dar la confianza en términos de seguridad a tu equipo para desarrollar todo su potencial.

Recuerda que deberás efectuar la coordinación en materia de prevención con todas aquellas empresas que envíen trabajadores a tus instalaciones (empresa de limpieza, empresa de mantenimiento, proveedores con reparto a tus instalaciones…).